Цифровые аудиты на Обуховском заводе были запущены в марте 2022 года. Внедрение и развитие системы менеджмента бережливого производства (СМБП) позволило значительно ускорить выполнение процессов.

 

Аудит прошлого

Отдел организационного развития (ООР) затрачивал большое количество времени и ресурсов на проведение внутренних аудитов СМБП. Аудит проходил в согласованный с руководителем день. После совещания аудитор приступал к проверке необходимой документации в подразделении. Вопросы обсуждались с ответственным за СМБП лицом. Весь процесс занимал до 2,5 часов. Для аудитора печатали всю проверяемую документацию – около 30 листов бумаги.

По результатам проверки аудитор формировал акт с соответствующими приложениями. Структурные подразделения готовили отчеты о выполнении корректирующих действий. Документы предоставлялись в двух экземплярах. По итогу на печать уходило еще до 20 листов бумаги.

Документы передавали через кольцевую почту. Они приходили на согласование руководителю подразделения, затем обратно в ООР и далее согласующим руководителям. Весь процесс растягивался на несколько недель.

 

Шаг в цифровизацию

Сложившийся порядок необходимо было оптимизировать. Цифровизация позволяла перевести процесс в онлайн-формат. Современный рынок программного обеспечения предлагает множество IT-решений. Выбор Обуховского завода пал на российскую CRM-систему «Битрикс 24».

Цифровой «двойник» аудитов полностью соответствует офлайн-формату. Для реализации идеи в «Битрикс 24» на подготовительном этапе были определены: стадии процесса и их последовательность, участники, операции, документы, ключевая информация для оценки результата, объем информации для мониторинга.

Для создания цифрового «двойника» выбрали решение в виде smart-процесса. Визуально – это канбан-доска, каждая стадия содержит набор карточек. Ее наличие означает проведение внутреннего аудита в определенном структурном подразделении. На канбан-карточках накапливается информация и документы участников по процессу. При большом потоке проверок канбан-доска позволяет оперативно оценить объем незавершенных задач.

Аудит в системе выстроен в линейной последовательности. Это обеспечивает прозрачность процесса. Для каждой стадии создан свой бизнес-процесс, запускающий уникальную последовательность задач для участников.

 

Смешанный формат

Новой характерной особенностью стало структурирование аудита на 2 этапа: заочного и очного. В рамках цифрового подхода проверка внутренней документации выведена на заочный этап. Ответственному за СМБП приходит задача на канбан-доске ответить на нокаут-вопросы и приложить подтверждающие документы. Аудитору система автоматически задает проверить полученные данные. Сейчас участники выполняют задачу в наиболее удобное для них время.

Очный этап – это фактическая оценка аудитором функционирования процессов. После этого акт подгружается в «Битрикс 24». Дальше система передает его на согласование и утверждение.

Цифровые аудиты помогли полностью отказаться от затрат на бумагу. Для ускорения согласования создана автоматизация процессов. На каждой стадии настроены «роботы», которые перемещают процессы. Для удобства настроены уведомления участникам аудитов о новых задачах через Microsoft Outlook.

Предусмотрен также механизм оценки каждого из процессов. Данные об эффективности заочного или очного этапов, а также общей эффективности вносятся аудитором в процессе задачи. Таким образом, канбан-карточка накапливает всю ключевую информацию в «одном окне».

 

Оценка формата

Для поддержки разработан регламент по проведению внутренних аудитов СМБП в «Битрикс 24» с детальным описанием всех стадий аудитов. Для совершенствования процесса настроен сбор обратной связи – короткий опрос для оценки нового формата.

Заместитель генерального директора по развитию – начальник департамента развития Дмитрий Михайлович Гречухин отметил, что работа в цифровом виде намного удобнее. Напряженный рабочий график руководителей не позволял быстро согласовать и утвердить акты. «Сейчас же аудитор сразу видит принятое руководителем решение, ему не надо ходить лишний раз по кабинетам. Тем более, сейчас актуально не тратить бумагу на печать этих документов», – рассказал Дмитрий Михайлович. Сложности при работе с «Битрикс 24» возникали, но они носили технический характер. Служба технической поддержки оперативно устранила трудности.