Технологии широкими шагами рвутся вперед, приближая мир будущего, создавая его уже сегодня. Мир современных технологий требует большего внимания к себе – все больше нужно знать, большим числом задач управлять, во многих трендах разбираться. Но как все успеть, когда новой информации становится больше, как правильно управлять временем, задачами и целыми проектами? Как правильно выполнять мониторинг реализации задач, оценивать эффективность каждого сотрудника и понимать его загрузку. Эти вопросы волнуют каждого руководителя любого звена. Для решения этих вопросов сотрудниками отдела организационного развития №212, инструментального комплекса ИК-300 и УИТ была создана рабочая группа и организован комплексный проект по внедрению полноценной системы управления задачами.

Проведя первичный анализ, были сделаны следующие выводы: чем больше в организации сотрудников, тем хуже с единым информационным порталом. Люди перестают узнавать друг друга, решение рабочих вопросов усложняется, коммуникации рвутся. Причина этого биологическая: человеку комфортно работать с 5-10 близкими товарищами, а предел знакомых – 150 человек. Вывод прост: без специальных информационных средств коммуникации в большом сообществе система управления проектами, задачами и контроль эффективности загрузки сотрудников будут слабыми, медленными, требующими массы отчетов и бумаг. Парадоксально однако, команда из трех человек в пересчете на сотрудника работает многократно эффективнее, чем из 30. А должно быть так, что при укрупнении штата, работает разделение труда и экономия силы сотрудников на непрофильных операциях, особенно при автоматизации процессов. Проблемы – усложнение документооборота, дублирование отчетов и задач, неэффективность реализации проектов, выполнение бумажной и электронной работы влияют на расширение штата сотрудников и как следствие увеличения накладных затрат.

Понимание проблем подсветило необходимость внедрение CRM-системы (система управления задачами) и выбор лег на отечественное ПО – «Битрикс24». Задачей первой стадии внедрения стало обеспечение минимальных требований сервисов для управления задачами на операционном уровне, внутри подразделения. Для этого была выполнена загрузка оргструктуры и базовой информации о сотрудниках. После загрузки профилей пользователей в систему важным этапом стало научить работать с задачами на всех стадиях − от планирования до реализации. Задачи могут возникнуть из разных мест: от руководителя, постоянные задачи (например, отчеты, статистические данные), самостоятельно выставленные и так далее. Сотрудники отмечают начало и конец выполнения задач, их важность и приоритетность, назначают соисполнителя и другое. Все это приводит к комплексной системе управления задачами, мониторингу на реперных точках и защите от ошибок, забывчивости и человеческом факторе. Руководитель может декомпозировать сложные задачи и проекты, контролировать проценты их выполнения, отслеживать загрузку каждого сотрудника, сроки выполнения поручений, затраченное время и исполнительность.

Следующим этапом реализации проекта стала разработка регламентов, инструкций по работе в корпоративном портале «Битрикс24», направленных на стандартизацию работы. Также был разработан курс в системе дистанционного обучения, который может пройти любой сотрудник Обуховского завода.

Сегодня система управления задачами в «Битрикс24» − не просто программа, это целый инструмент бережливого производства, который помогает полноценно распределять нагрузку каждого сотрудника, с целью достижения максимальной эффективности в реализации поставленных задач. С каждым днем активных пользователей системы становиться все больше, полноценно в ней работают 3 подразделения Обуховского завода, и эффект уже ощутим. Однако необходимо масштабирование данной системы на все подразделения завода для прозрачности всех процессов и потоков, протекающих в организации и лучшей управляемости.